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Quando você passa de nível no Pipeline e assume novas responsabilidades, com ela surgem mais atividades que precisarão de sua atenção. Por isso é preciso saber administrar melhor o tempo, direcionando sua atenção a tarefas diferentes.
Em meu último texto publicado aqui no blog, revelei as habilidades fundamentais para os líderes. Então, no artigo de hoje, apresentarei a segunda dimensão do Pipeline de Liderança. Acompanhe:
Estrutura e divisão do seu tempo
Em administração, você aprende o conceito de PODC, uma sigla que reúne as palavras Planejamento, Organização, Direção e Controle. Essa é uma forma de colocar em prática a produtividade e eficiência, isto é, fazer o seu trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível – sem prejudicar a qualidade de seus resultados.
É preciso estruturar seu tempo profissional dentro desses 4 pilares do PODC. Diante de 40 horas semanais disponíveis, divida seu tempo da melhor forma possível. Entenda as instruções abaixo:
1 – Planejamento
Definir metas e objetivos, como alcançá-las, quais ferramentas, com quem, prazos. Dedique cerca de 8 horas por semana para planejar o futuro da empresa e realinhar os objetivos.
2 – Organização
Espaço de trabalho, organização de arquivos no computador e papéis, definindo prioridades, quem faz o que, com quais recursos, estudo de produtos, de roteiros e clientes. Aproximadamente um dia inteiro ou 5 horas, devem ser focadas para a organização.
3- Direção
Atendimento no balcão ou por telefone e negociação com clientes internos e externos, orientação e/ou delegação de tarefas. Esse é o recurso que mais precisa de atenção, disponha de cerca de 25 horas para realizar essas tarefas.
4 – Controle
Acompanhamento de metas e objetivos, reuniões e conferências. O controle requer atenção, mesmo que com 2 horas durante a semana você possa realizar essa atividade. Aliás, o necessário é ter atenção e foco total nesse momento.
Importância de administrar seu tempo
Quando você cresce na empresa, diversas novas atividades serão de sua responsabilidade. Assim, é importante fazer esse mapeamento de suas tarefas e equilibrar o tempo gasto com cada uma delas.
Os números de horas que indiquei acima são relativos. Você precisa avaliar o seu setor, a sua empresa, o seu estilo gerencial e a sua equipe. Desta forma, poderá mapear as áreas onde precisará dedicar mais sua atenção.
Planejar
Não se esqueça, tenha muito foco ao planejar e revisar suas estratégias e propósitos. Afinal, os melhores realizadores são aqueles que primeiro planejam o curso das ações para depois executar as tarefas.
Contudo, o planejamento não deve ser uma “camisa de força”. Ele deve ser um “plano de voo” passível de ajustes para adequar-se às mudanças de contexto. Portanto, seja flexível e, ao planejar, lembre-se de deixar pelo menos 20% do seu tempo livre para imprevistos.
Organizar
Um líder exemplar é organizado, cuida tanto dos recursos materiais (computadores, máquinas, prédios, automóveis), quanto dos recursos humanos (equipes). Assim, é preciso encaixar e alinhar para que tudo isso funcione.
Veja as dicas para se organizar melhor:
1. Tenha objetivos claros, assim como o plano diário/semanal/mensal sempre à vista;
2. Concentre-se em uma tarefa por vez;
3. Manuseie papéis somente uma vez (analise o que fazer com ele: arquivar, encaminhar, descartar);
4. Faça anotações na agenda ou em um bloco;
5. Mantenha arquivos, armários e gavetas arrumados para que possa localizar rapidamente o que deseja;
6. Defina o que, quando e por quem alguma determinada tarefa precisa ser feita.
Direcionar
A partir do último item da organização, a definição das tarefas, é preciso direcionar o serviço a quem vai fazê-lo. Lembre-se, dar direção pressupõe ser proativo, como no passo a passo abaixo:
1. Identifique o problema;
2. Faça um bom diagnóstico;
3. Levante alternativas de solução;
4. Estude as vantagens e implicações de cada uma das possibilidades;
5. Decida a escolha e implemente.
Controle
Dedique um tempo ao controle do que foi programado, esse será o grande diferencial na garantia das entregas de sua área ou empresa. Ademais, minha recomendação é trabalhar com os indicadores (KPI), mas para isso é preciso que para cada meta sejam estabelecidos prazos e indicadores periódicos (diários, semanais, mensais).
Também é importante fazer reuniões de acompanhamento. Afinal, o controle pressupõe que haverá um feedback com a sua equipe. Para assim, verificar se as coisas que foram repassadas (metas) estão acontecendo e sendo alcançadas.
Desenvolva-se como líder!
Um líder exemplar é aquele que busca aprender coisas novas e estar sempre a par das tendências e revoluções que acontecem no mercado. Aprender sobre liderança é o primeiro passo para evoluir no Pipeline.
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